Assalamu'alaikum Wr.Wb,
Hai Keluarga Indonesia... siapa nih yang sering ikut outing, family gathering atau acara kumpul-kumpul lainnya? Hayoo... share donk pengalamannya pernah ke mana saja atau jangan-jangan kamu nih panitianya? Bikin acara apa ajaa?
Family Gathering biasanya diadakan sebagai momen kebersamaan dan keakraban untuk satuan unit kerja, keluarga atau komunitas. Misalnya family gathering karyawan human resources PT. Citilink Indonesia, outing warga RT 04/RW 01 Kuningan Barat, penutupan arisan ibu-ibu Kampung Melayu, wisata anggota pengajian atau event komunitas lainnya. Suatu acara yang dikemas dengan berbagai hiburan dan acara-acara menarik yang diadakan di tempat tertentu.
Nah, jika pemilihan lokasi acaranya akan menggunakan restoran, hotel atau villa, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan. Hal-hal tersebut dapat dipastikan langsung saat panitia survei ke lokasi acara. Sebagai contoh bahan survei untuk acara yang tidak menginap adalah sebagai berikut:
1. Akses menuju lokasi acara
Penentuan tempat acara pastinya harus dapat dijangkau dengan baik oleh rombongan. Hal ini berpengaruh terhadap lama perjalanan, tingkat kesulitan jalan, tipe kendaraan yang akan digunakan. Contoh karena venue-nya terletak di atas bukit, jadi hanya memungkinkan ditempuh dengan hi-ace dan tidak dapat ditempuh dengan bus ukuran sedang maupun besar.
2. Biaya catering
Biasanya kalau family gathering makanannya prasmanan ya, tapi bisa juga makanan yang dihidangkan per meja (makan tengah). Panitia perlu menentukan biaya sesuai anggaran. Berapa biaya per porsi makan untuk satu orang, minimum jumlah pemesanannya, besaran DP (down payment) dan waktu pelunasan.
3. Menu makanan
Menentukan menu biasanya menyesuaikan paket yang diharapkan. Menu western atau eastern, dengan menu pendamping apa saja, tambahan kue, buah-buahan, varian minuman segar, ataupun puding. Panitia juga dapat memesan Coffee Break bila dirasa perlu yaitu minuman ringan dengan cemilan di pertengahan kegiatan sebelum acara makan utama dimulai.
 |
| Survei venue untuk family gathering arisan di daerah Bogor |
Kebanyakan restoran-restoran dapat disewa dengan durasi antara 3 atau 4 jam, walaupun ada juga yang dapat lebih lama dari itu. Saat survei panitia harus melakukan kesepakatan dengan pihak restoran mengenai hal ini.
Baca juga: Trip ke Legoland Malaysia
5. Ruangan dan Fasilitas
Detail ruangan acara harus betul-betul diperhatikan. Acaranya diadakan indoor, outdoor atau keduanya. Panitia dapat memastikan fasilitas ruangan saat survei, contohnya:
Kapasitas ruangan
Pendingin ruangan (AC, kipas angin, standing cooler)
Wi-Fi
Sound System
TV dan karaoke
LED Projector
Meja dan kursi tamu
- taplak meja
- sarung kursi
Meja prasmanan
Meja souvenir
Layout ruangan dan penentuan panggung
Jika akan mengadakan games di luar ruangan, apakah halamannya tidak becek, cukup teduh atau perlu menambahkan tenda serta perlengkapan-perlengkapan lainnya.
Musholla
Toilet
Toilet yang bersih dan nyaman tentu sangat diharapkan para tamu dan juga jumlahnya yang memadai sehingga para tamu tidak harus antri berlama-lama untuk menunggu giliran ke toilet.
Tempat parkir
Kapasitas halaman parkir dipastikan harus memadai untuk moda transportasi yang digunakan.
6. Hiburan
Acara tentunya akan semakin semarak bila terdapat berbagai hiburan, live music, fun games, atau fasilitas pendukung lainnya. Hal tersebut dapat menjadi pilihan dalam memadu-madankan acara oleh panitia, misalnya selain kumpul bersama dikombinasikan dengan lomba, permainan seru atau outbond. Peserta dapat melakukan trekking, rafting atau flying fox di lokasi.
* * *
Oke gaes, kurang lebih poin-poin di atas adalah daftar untuk survei venue atau lokasi kalian akan mengadakan acara ya. Perihal lain-lainnya adalah poin dari keseluruhan acara, dari mulai keberangkatan hingga kepulangan seperti biaya, jadwal, peralatan dan perlengkapan, dress code, tempat membeli oleh-oleh, susunan panitia dan lain sebagainya. Nah, menurut kamu detail apalagi nih yang perlu ditanyakan mengenai venue? Bantu share yuk.... Semoga bermanfaat. Wassalam
Love,
deravee
(instagram @deravee2)
